Что такое деловая переписка? Прежде всего – ваш рабочий инструмент, искусно владея которым, можно здорово преуспеть на работе. Поговорим о настройках и опциях этого инструмента.
1. Название
- Вы пишете не продающие письма, а значит заголовки не должны быть кричащими. В деловой переписке тема письма решает задачу идентификации. То есть подписывать надо: «Название компании. Содержание темы в 3-5 словах». Например – «ООО ЗоологCтрой. Коммерческое предложение по поставкам кабеля».
2. Приветствие
- Первое письмо адресату за день начинается с приветствия. Нейтральное и общеупотребительное приветствие – «Добрый день». Можно – «Здравствуйте». Вариант «Доброго времени суток» забудьте, как страшный сон. Здороваться с одним и тем же адресатом во втором и последующих письмах в течение дня уже не нужно.
3. Обращение
- Если получатель один – обратитесь к нему по имени. Например, «Здравствуйте, Александр». Если получателей несколько – «Здравствуйте, коллеги». Если адресат – очень уважаемый или высокопоставленный человек, обращайтесь по имени и отчеству, расшифровывая инициалы. Никаких: «Добрый день, уважаемый А. С.!».
4. История
- Сохраняйте историю переписки, отвечая на письма в цепочке сверху. Это нужно для общего и вашего в том числе удобства. Чтобы в любой момент можно было освежить память, перечитав всю цепочку истории вашего диалога.
5. Ясность
- Если чего-то хотите, напишите об этом прямо. Просьбу изложите в последней строке, обращаясь к адресату по имени. Никаких скрытых смыслов и неясных намеков. Емко и четко: «Александр, хочу от вас/вашей компании то-то». Чтобы никто не сидел и не думал, что вы имели в виду.
6. Емкость
- Деловая переписка предполагает деловой стиль общения, в котором неуместны сокращения и укороченные ответы вроде «Ок! Пжлст, отправьте отчет до 12. Планерка!». Можно писать коротко и емко без сокращений.
7. Этикет
- Деловая переписка не предполагает эмоций, поэтому восклицательные знаки и выделение строк заглавными оставьте для социальных сетей. Слова, написанные с помощью Caps Lock, по-прежнему символизируют крик.
8. Стимул
- Откажитесь от использования «заранее спасибо» в деловой переписке. Любой человек почувствует себя в этой ситуации обязанным, а это чувство никому не нравится. Если все же хотите адресата подстегнуть, напишите о выгодах, которые он приобретет, вовремя и оперативно отозвавшись на вашу просьбу.
9. Подпись
- Настройте автоподстановку подписи. Подписываться можно классически – «С уважением, …». В теле подписи должно быть имя, должность в компании и контакты для связи.
10. Вложения
- Проконтролируйте, чтобы размер вложений (резюме, коммерческого предложения, счета) не превышал 3 Мб. Адресат может читать деловое письмо с телефона, и файл на несколько десятков мегабайт его наверняка разозлит. Не забудьте про адекватное имя файла. И упомяните про вложение в теле письма.
